Zakup kasy fiskalnej nie powinien sprowadzać się wyłącznie do porównania cen kilku urządzeń. Wybrany model będzie wykorzystywany każdego dnia, często przez wiele lat, dlatego powinien być dopasowany do sposobu prowadzenia sprzedaży, liczby produktów, miejsca pracy, wykorzystywanego oprogramowania oraz możliwości technicznych firmy. Szczególne znaczenie ma to w przypadku kas fiskalnych online, które muszą współpracować nie tylko ze sprzedawcą, ale również z Centralnym Repozytorium Kas.

Czym jest kasa fiskalna online?

Kasa fiskalna online jest urządzeniem rejestrującym sprzedaż, które może automatycznie przesyłać wymagane dane do Centralnego Repozytorium Kas. Repozytorium jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Odbiera między innymi informacje dotyczące rejestrowanej sprzedaży, wystawionych dokumentów fiskalnych oraz zdarzeń zapisywanych w pamięci urządzenia.

Określenie „online” nie oznacza przy tym, że kasa jest przeznaczona wyłącznie dla sklepów internetowych. Chodzi o jej zdolność do komunikowania się z CRK. Z takiego urządzenia mogą korzystać sklepy stacjonarne, punkty usługowe, gabinety, restauracje, warsztaty, firmy prowadzące sprzedaż mobilną oraz przedsiębiorcy obsługujący zamówienia internetowe.

Od 1 stycznia 2024 roku przedsiębiorcy kupujący nowe urządzenie rejestrujące mogą nabywać wyłącznie kasy online, w tym – w branżach, w których jest to dopuszczalne – kasy mające postać oprogramowania. Kasa online musi umożliwiać prawidłowe ewidencjonowanie i przechowywanie danych oraz komunikację z Centralnym Repozytorium Kas.

Czy kasa online musi być stale podłączona do internetu?

Urządzenie powinno mieć zapewnione połączenie umożliwiające komunikację z CRK. Nie oznacza to jednak, że każda chwilowa awaria internetu automatycznie uniemożliwia wystawienie paragonu. Kasa przechowuje dane i przesyła je zgodnie z harmonogramem komunikacji ustalanym przez system.

Przed zakupem warto natomiast sprawdzić, w jaki sposób urządzenie może łączyć się z siecią. Najczęściej dostępne są:

• połączenie przewodowe LAN,
• połączenie bezprzewodowe Wi-Fi,
• transmisja komórkowa za pomocą modemu i karty SIM.

W sklepie stacjonarnym dobrze sprawdza się stabilne połączenie przewodowe. W gabinecie lub małym punkcie usługowym wygodniejsze może być Wi-Fi. Przedsiębiorcy pracujący w terenie powinni rozważyć kasę z modemem komórkowym, która nie wymaga dostępu do lokalnego routera.

Wybór sposobu komunikacji powinien wynikać z realnych warunków pracy. Kasa przeznaczona dla mobilnego serwisanta, dostawcy lub osoby obsługującej klientów w różnych lokalizacjach powinna być niezależna od infrastruktury dostępnej w konkretnym lokalu.

Jak dobrać kasę do rodzaju działalności?

Najważniejszym kryterium jest sposób prowadzenia sprzedaży. Niewielka firma usługowa może potrzebować prostego urządzenia z bazą obejmującą kilkadziesiąt pozycji. Sklep posiadający tysiące produktów będzie oczekiwał większej pamięci, możliwości podłączenia skanera kodów kreskowych oraz sprawnej współpracy z programem magazynowym.

Przed zakupem należy określić:

• przewidywaną liczbę towarów i usług w bazie,
• liczbę wystawianych paragonów,
• liczbę pracowników obsługujących urządzenie,
• potrzebę pracy mobilnej,
• możliwość podłączenia terminala płatniczego,
• współpracę z komputerem, skanerem, wagą lub szufladą kasową,
• wymagany czas pracy na akumulatorze,
• potrzebę integracji z programem sprzedażowym albo magazynowym.

W małym salonie kosmetycznym ważniejsza od rozbudowanej bazy produktów może być intuicyjna obsługa i niewielki rozmiar urządzenia. W sklepie spożywczym liczyć się będą szybkość wydruku, wygodna wymiana papieru i współpraca z czytnikiem kodów. W sprzedaży mobilnej kluczowe będą natomiast akumulator, waga urządzenia i transmisja komórkowa.

Wielkość bazy towarowej i prawidłowe nazwy produktów

Każdy towar lub usługa sprzedawana przy użyciu kasy musi zostać prawidłowo zaprogramowana. Nazwa umieszczona na paragonie powinna pozwalać na jednoznaczne określenie przedmiotu sprzedaży. Zbyt ogólne określenia mogą utrudniać rozliczenia, analizę sprzedaży i obsługę ewentualnej kontroli.

Dlatego przed zamówieniem urządzenia warto przygotować listę sprzedawanych produktów i usług wraz ze stawkami VAT. Pozwala to dobrać odpowiednią pojemność bazy PLU i uniknąć sytuacji, w której niedługo po uruchomieniu firmy zabraknie miejsca na kolejne pozycje.

Dobrze przygotowany sprzedawca urządzeń może pomóc nie tylko w wyborze modelu, ale również w konfiguracji bazy, zaprogramowaniu nagłówka paragonu i przygotowaniu kasy do rzeczywistego sposobu pracy firmy.

Fiskalizacja i uruchomienie urządzenia

Nowa kasa działa początkowo w trybie szkoleniowym. Można wówczas poznać jej funkcje i przećwiczyć wystawianie dokumentów bez zapisywania sprzedaży w pamięci fiskalnej.

Fiskalizacja jest jednorazowym i nieodwracalnym uruchomieniem pamięci fiskalnej. W przypadku kasy online przeprowadza ją uprawniony serwisant przy zapewnionym połączeniu z Centralnym Repozytorium Kas. Przed wykonaniem tej czynności trzeba dokładnie sprawdzić dane podatnika, numer NIP, adres miejsca użytkowania oraz zaprogramowane stawki podatku.

Po fiskalizacji każda sprzedaż podlegająca ewidencji musi być rejestrowana na kasie. Podatnik ma również obowiązek wystawiania raportów dobowych i miesięcznych. Zgodnie z obowiązującymi zasadami raport dobowy sporządza się po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym. Raport miesięczny należy wykonać po zakończeniu miesiąca, w terminie do 25. dnia kolejnego miesiąca.

Czy można otrzymać ulgę na zakup kasy online?

Podatnicy spełniający warunki określone w przepisach mogą skorzystać z ulgi na zakup kasy online. Wysokość odliczenia lub zwrotu wynosi 90 procent ceny zakupu urządzenia bez podatku VAT, ale nie więcej niż 700 zł na jedną kasę.

Prawo do ulgi może przysługiwać między innymi przedsiębiorcom rozpoczynającym ewidencjonowanie sprzedaży w obowiązujących terminach. Konieczne jest posiadanie faktury zakupu i dowodu zapłaty całej należności. Niedotrzymanie określonych obowiązków, na przykład brak wykonania wymaganego przeglądu technicznego, może prowadzić do konieczności zwrotu otrzymanej ulgi.

Przed zakupem najlepiej sprawdzić indywidualne prawo do odliczenia z księgowym lub specjalistą zajmującym się urządzeniami fiskalnymi.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Cena urządzenia jest istotna, ale nie powinna być jedynym kryterium. Tania kasa, która nie pasuje do charakteru działalności, może utrudniać pracę i generować dodatkowe koszty.

Warto sprawdzić przede wszystkim:

• dostępność autoryzowanego serwisu,
• warunki gwarancji,
• koszt i dostępność przeglądów technicznych,
• sposób aktualizacji oprogramowania,
• dostępność materiałów eksploatacyjnych,
• możliwość rozbudowy urządzenia,
• współpracę z terminalem i urządzeniami dodatkowymi,
• ergonomię klawiatury oraz czytelność wyświetlacza.

Znaczenie ma również jakość szkolenia. Pracownik powinien wiedzieć, jak wystawić paragon, anulować błędnie rozpoczętą pozycję, wykonać raport, wymienić papier oraz postępować w razie zwrotu albo reklamacji.

Gdzie kupić kasę fiskalną online?

Zakup urządzenia fiskalnego oznacza rozpoczęcie wieloletniej współpracy z serwisem. Właśnie dlatego warto korzystać z pomocy firmy, która nie tylko sprzedaje urządzenie, ale także dobiera model, przygotowuje go do pracy, przeprowadza fiskalizację i szkoli użytkowników.

Multicom jest autoryzowanym dealerem i serwisem urządzeń fiskalnych. Firma pomaga w wyborze rozwiązania, formalnościach, konfiguracji, fiskalizacji oraz przeszkoleniu przedsiębiorcy i jego personelu.

Dostępne kasy fiskalne online w ofercie Multicom można dobrać zarówno do małego punktu usługowego, jak i sklepu, gastronomii czy działalności mobilnej. Szczegóły znajdują się również pod adresem https://multicom.com.pl/.

Dobrze dobrana kasa powinna upraszczać sprzedaż, a nie ją komplikować. Przed zakupem warto więc przedstawić specjaliście sposób działania firmy, liczbę produktów, planowane formy płatności i wykorzystywane oprogramowanie. Pozwoli to wybrać urządzenie, które będzie wygodne, zgodne z przepisami i gotowe na dalszy rozwój działalności.

Artykuł gościnny.